昨日からの続きです。
ミーティングにルールを作ります。
このルールを設定することで、ミーティングの雰囲気は必ず良くなります。
そしてどんなにディスカッションが盛り上がったとしても、終了時間は守ります。
どうしても終わらない場合は、一旦締めてから残りたい人だけ残るのも１つの方法ですが、まず時間厳守が優先です。
スタッフミーティングを開催時に必ず問題として出るのがミーティング時の時給の問題です。
「ミーティングだから時給は発生しない」は一昔前の考え方でしょう。
もしあなたが管理者側であれば、時給を支払ってしっかりと意見を出してもらい、有意義な時間を作ってください。
以前私が勤めていた診療所では、年に1〜2回程度の大掃除がありました。
大掃除は必ず休診日に行われました。
管理部の人々は「自分たちの診療所であるのだから大掃除に参加するのは当たり前」というような立場でした。
しかしそれに対してスタッフの大半は抵抗感を感じていました。
貴重な休みをボランティアと称する「強制」で無給で働かされるのですから当然でしょう。
何年か経って交渉の結果、きちんとスタッフに報酬を払って大掃除をするように変わりました。
何でもそうですが、無料のものは実がなりません。
投資だと思って気持ちよく時給を払いましょう。
現場責任者はスタッフとのミーティングを意味のあるものにするためには、スタッフが言いたいことを言える雰囲気にすることです。
これだけは守らないと、
「ミーティング参加したって仕方ないよ」
「まあ顔は出しますよ」
という投げやりの参加者が増えます。
こうなると、ミーティングの時間をわざわざ作った意味はなくなってしまいます。
まずはスタッフが言いやすい雰囲気作りを心がけなければなりません。
となれば具体的にミーティング時の責任者の役割は何をすべきでしょうか？
それは進行役に徹することです。いわゆるファシリテーターに徹することです。
ファシリテーターになって、スタッフの意見をどんどん引き出すことです。
(何らかの事柄を円滑に進むよう支援する働きを「ファシリテーション」といい、そのために動く人のことを「ファシリテーター」といいます)
建設的な意見が飛び交うようなミーティングの場にできるかどうかは責任者の引き出し方次第です。
ミーティング中に出た意見をノートに記録する人とホワイトボードに記録する人を設定します。
ホワイトボードがなければ、参加者に見えるように付箋に書いて、貼っていくのもいいです。
いずれにせよ、話した内容は後日きちんと議事録として保管しておく必要があります。
ミーティングも終わりの時間に近づいたらたくさん出た意見を責任者がまとめます。
つづく
